Aralık tanımlama ve seçme, Sıralama ve Süzme nasıl yapılır.

From Belgeleme Projesi

Konu başlıkları

1 Aralık tanımlama ve seçme, Sıralama ve Süzme nasıl yapılır?

Aralık tanımlama ve seçme, Sıralama ve Süzme nasıl yapılır?

Yeni Aralık Tanımlama Nasıl Yapılır?

Calc programında bildiğiniz gibi her hücrenin bir adresi vardır. Bu adresler SütunAdı ve SatırNumarasından oluşur. Ancak bazı durumlarda tek tek bu adresler yerine belirli bir bölgenin adresi gerekli olabilir. Normalde C3, B8 v.b. gibi ifade edilen hücreler yerine C3:B8 gibi bir bölgede tanımlanabilir. Bu bölge adresleri de bazı hesaplamalar içerisinde kullanılabilir. Ancak bölge adreslerininde yetersiz kaldığı durumlar vardır.

Örnek verecek olursak; Aşağıdakine benzer bir tablomuz olsun

Bu tabloda Maaşların toplanması için E13 hücresine =TOPLA(E2:E11) yazalım. Bu durumda belirli bir bölgenin adresini vererek Maaşların toplanmasını sağlayabiliriz. Ancak diyelim ki 3 yeni personel daha işe girdi ve bu liste uzadı. Bu durumda sizin tabloda kullandığınız =TOPLA(E2:E11) formülünü değiştirmeniz gerekecektir. Bu durum yukarıdaki tablo gibi basit tablolarda çok fazla problem olmaz ancak daha karmaşık tablolarda başınıza oldukça iş açabilir.

Bu tip değişken bölgelerin adreslenmesinde hücre adresleri yerine Aralık tanımlanarak işlemlerin daha sağlıklı yapılması sağlanır.

Aralık tanımlamak için yapmamız gereken işlemler sırasıyla;

Yukarıdaki tabloda bulunan Maaş sütunu E1:E11 (Başlık dahil) arası işaretlenir.
Veri --> Aralık tanımla seçilir. Ekrana aşağıdaki diyalog kutusu gelecektir.

İsim bölümüne işaretlediğiniz aralık için bir ad girmelisiniz. Biz örneğimizde Maaş adını girdik.
Daha fazla butonuna tıklayarak diğer seçeneklerinde görünmesini sağlayın. Aşağıdaki resimde Aralık tanımlama diyalog kutusunun gelişmiş seçeneklerini görebilirsiniz.

Gelişmiş seçeneklerde;
- Sütun etiketleri içerir : BU seçenek işaretli ise sizin belirlediğiniz aralıktaki ilk eleman sütunun adıdır ve işlemlere dahil edilmez.
- Hücre ekle/sil : Bu seçenek işaretlendiğinde belirlediğiniz alan içerisine yeni bir satır/sütun eklendiğinde alan otomatik olarak genişler veya daralır. Bu sayede ilk örneğimizdeki yeni personelin işe girişi bizim formüllerimiz için sorun oluşturmayacaktır.
- Biçimlendirmeyi koru :
- İçe aktarılan verileri kaydetme :
Tamam butonuna basarak yeni bir Aralık tanımlama işlemini tamamlıyoruz.

Şu ana kadar yaptıklarımızı özetlersek; Bir personel tablosunda yer alan Maaş sütunundaki maaşları toplamak istiyoruz. Bunun için sürekli yeni personelin işe girdiğini ve/veya mevcut personelin işten çıktığını düşündüğümüzde satır sayıları ve/veya sütun sayıları değişeceğinden tablomuzda kullanacağımız formüllerde değişmektedir. Bu problemi gidermek için hücre adresleri yerine Aralık tanımlama işlemini yaptık. Artık Calc, E1:E11 arasını adreslerle değil Maaş adıyla biliyor.

Peki bu bize ne sağladı? Yukarıdaki toplama formülümüzü hatırlarsak; =TOPLA(E2:E11) idi. Aralık tanımlama işleminden sonra formülümüz artık =TOPLA(Maaş) olacaktır. Bu sayede listeye yeni personel eklenmesi ve/veya çıkarılması durumunda formülümüzün değişmesine gerek kalmamıştır.

[değiştir]

Tanımlanmış Aralıklar Nasıl Seçilir?

Yukarıda anlatıldığı şekilde istediğiniz kadar aralık tanımlamanız mümkündür. Oldukça geniş ve çok sayfalı tablolarda hangi aralık nerede sorusunu sıkça kendinize sorabilirsiniz. Bunun en kolay yolu yine Calc menülerinden faydalanmaktır.

Tanımladığınız herhangi bir aralığa doğrudan ulaşmak için yapmanız gerekenler sırasıyla;

Veri --> Aralığı seç menüsünü seçin
Ekrana gelen diyalog kutusundan işaretlemek (Tablo içerisinde bulmak) istediğiniz Aralık Adını seçin ve Tamam butonuna basın.

[değiştir]

Sıralama Nasıl Yapılır?

Calc'da verileri Küçükten-->Büyüğe ve/veya Büyükten-->Küçüğe sıralamak oldukça kolaydır. Biz örneğimizi yine yukarıdaki Personel tablosu üzerinde yapalım.

Bunun için sırasıyla;

Tablonun tamamını işaretleyin. (A1:E11 arası)
Veri --> Sırala menüsünü seçin. Aşağıdaki Sıralama Diyalog kutusu ekrana gelecektir.

Tamam butonuna basarak sıralama işlemini tamamlıyoruz.

Ancak sıralamanında gelişmiş seçenekleri mevcuttur. Bunun için Veri --> Sırala menüsünü seçtiğimizde ekrana gelen diyalog kutusundaki Seçenekler kulakçığına tıkladığınızda aşağıdaki ekranla karşılaşırsınız.

Seçeneklerin detayları;

Büyük/küçük harf duyarlı : Bu seçenek işaretlendiğinde öncelikle küçük harfleri daha sonra büyük harfleri sıralamaya dahil eder. Örneğimizde Ali, Veli ve ali, veli isimlerinin olduğunu varsayarsak, sıralama ali, Ali, veli, Veli şeklinde olacaktır.
Kenarlar sütun etiketlerinden oluşuyor :
Biçimleri de dikkate al :
Enable Natural Sort :
Sıralama sonuçlarının kopyalanacağı yer :
Kullanıcı tanımlı sıralama düzeni :
Dil :
Seçenekler :
Yön :
- Yukarıdan aşağı (Satırları sırala) :
- Soldan sağa (Sütunları sırala) :

[değiştir]

Süzme Nasıl Yapılır?

Calc'ta veri süzme işlemi karmaşık tabloların daha anlaşılır hale getirilmesi için oldukça faydalıdır. Kullanımı oldukça basittir. Veri Süzmenin 3 ayrı yolu vardır. Bunlar;

Standart veri süzme
Otomatik veri süzme
Gelişmiş veri süzme

Şimdi sırasıyla veri süzme metotlarına bir göz atalım.

[değiştir]

Standart Veri Süzme

Karmaşık tablolarınızdaki verilerinizi sizin belirleyeceğiniz kriterlere göre süzmek için yapmanız gerekenler sırasıyla;

Tablonuzdaki tüm verileri işaretleyin.
Veri --> Süzgeç --> Standart süzgeç menüsünü seçin. Karşınıza aşağıdaki diyalog kutusu gelecektir.

Diyalog kutusundaki Alan adı bölümünden herhangi bir alan seçin. Sonrasında Koşul bölümünden koşulunuzu seçin ve son olarak ta Değer bölümüne olmasını istediğiniz değeri yazın. Eğer birden fazla koşul belirtmek isterseniz İşleç bölümünden iki koşul arasındaki mantıksal bağlantıyı seçebilirsiniz. (VE/VEYA) Biz örneğimizde Maaş'ı 3.000 YTL'den büyük veya eşit olanlar içerisinde Yaş'ı 35'den küçük veya eşit olanları süzmesini istedik. Yukarıdaki diyalog kutusunda bu ayarları görebilirsiniz.
Tamam butonuna bastığımızda verilerimiz aşağıdaki gibi süzülmüş olacaktır.

Standart süzme diyalog kutusundaki Daha fazla butonuna bastığınızda süzme işlemleriyle ilgili gelişmiş seçeneklere erişebilirsiniz.

Bu seçeneklerin detayları;
- Büyük/küçük harf duyarlı :
- Sütun etiketleri aralığın içindedir :
- Sonuçların görüntüleneceği yer :
- Düzenli ifade :
- Aynı sonuçları ayıkla :
- Süzgeç ölçütlerini koru :

[değiştir]

Otomatik Veri Süzme

Otomatik veri süzme yöntemi diğer yöntemlere nazaran kullanımı çok daha basit ve hemen hemen bütün kullanıcıların ihtiyacını karşılayabilecek kadar gelişmiştir.

Verilerinizi Otomatik olarak süzmek istiyorsanız yapmanız gerekenler;

Tüm tablonuzu işaretleyin.
Veri --> Süzgeç --> Otomatik süzgeç menüsünü seçin. Verilerinizin sütun başlıklarının yanlarına birer OK işareti gelecektir.

Şimdi sütun başlıklarının yanındaki OK işaretine basarak menüyü açalım. Karşımıza aşağıdakine benzer bir menü gelecektir. Burada unutulmaması gereken konu sizin verileriniz farklı olacağından dolayı menülerinizinde farklı görüneceğidir. Bizim örneğimizdeki veriler ve Cinsiyet sütunundaki açılan menü aşağıdaki gibidir;

Bu menüden sırasıyla;

Tümü : Bu sütundaki tüm değerler gösterilecektir. herhangi bir koşul verilmemiştir.
Standart : Bir önceki konuda anlattığımız Standart Süzme diyalog kutusunu ekrana getirecektir.
En üst 10 : Bu seçenek ilgili olduğu sütundaki ilk 10 değeri görüntüleyecektir. Buradaki ilk 10'dan kasıt büyüklük veya küçüklük değil sadece ilk 10 sıradakiler anlamındadır.
Boş : Seçilmiş tabloda içeriği boş olanları göstermesini sağlayacaktır.
Boş değil : Seçilmiş tabloda içeriği dolu olanları göstermesini sağlayacaktır.

seçeneklerini kullanabilirsiniz. Ayrıca bu seçeneklerden sonra sizin verilerinizin göründüğünü fark etmişsinizdir. Bu verilerden herhangi birini seçerek, o sütunun seçtiğiniz değere eşit olanları otomatik olarak süzmüş olursunuz.

Biz örneğimizde Cinsiyeti = Bay olanları seçtik. Calc otomatik olarak verilerimizi süzüp aşağıdaki gibi bir tablo üretti.

Sütun isimlerinin yanındaki OK işaretlerinin renklerine dikkat ederseniz, normalde SİYAH ancak herhangi bir koşul verilmiş ise MAVİ görünecektir. Bu sayede hangi sütunlarda koşul tanımlanmış kolayca ayırt edebilirsiniz. Otomatik süzme işlemini iptal etmek için tekrar menüden Veri --> Süzgeç --> Otomatik süzgeç seçeneğini seçebilirsiniz.

[değiştir]

Gelişmiş Süzgeç

Eğer 3'den fazla koşul vererek (En fazla 8 adet) süzme işlemi yapmak istiyorsanız Gelişmiş Süzme'yi kullanmanız gerekir.

Gelişmiş süzgeci kullanabilmeniz için yapmanız gerekenler sırasıyla;

(Aşağıdaki tabloyu gelişmiş süzgece tabi tutacağımızı varsayalım)

Başlıkların bulunduğu satırı işaretleyip boş bir yere kopyalayın. Örneğin 15. satır'a
16. satırdan itibaren her sütunun altına istediğiniz koşulları girin. Unutmayın! aynı satırdaki farklı sütunlara girilen koşullar birbirlerine VE ile, farklı satırlardaki aynı sütuna girilen koşullar ise VEYA ile birbirlerine bağlanırlar. Biz örneğimizde Yaş'ı > 30 ve Maaş'ı < 4000 YTL olanları süzmek istiyoruz. Bunun için koşullarımız aşağıdaki gibi düzenleniyor.

Tüm veri tablonuzu işaretleyin. (Başlıklar dahil)
Sırasıyla Veri --> Süzgeç --> Gelişmiş süzgeç menüsünü seçin. Karşınıza aşağıdaki diyalog kutusu gelecektir.

Diyalog kutusunda da görebileceğiniz gibi Süzgeç ölçütlerinin bulunduğu yer olarak A15:E16 aralığını seçiyoruz. Az önce bahsettiğimiz gibi biz 15. satırdan itibaren gelişmiş süzgeç için koşullarımızı tanımlamıştık.
Sonrasında diyalog kutusundaki Daha fazla butonuna basarak gelişmiş seçenekleri görüntülüyoruz.
Seçeneklerden Sonuçların görüntüleneceği yer olarak A20 adresini seçip Tamam butonuna basıyoruz.

Gelişmiş süzme işleminin sonucu aşağıdaki gibi görünecektir.